La Firma Digital es el resultado de aplicar un procedimiento criptográfico a un documento electrónico, que le confiere los mismos atributos que la firma hológrafa (manuscrita) le brinda a un documento en papel.

Desde el año 2001 Argentina tiene la Ley Nacional 25.506 de Firma Digital, con la que todo documento digital firmado al amparo de esta ley, tiene la misma validez jurídica que posee con una firma hológrafa.

Este mecanismo de firma digital, hace que la digitalización de los documentos alcance una importancia fundamental a la hora de ahorrar costos en las empresas.

Despapelizar significa prescindir del documento en papel y si es un documento firmado, debemos tener la garantía que el reemplazo digital goce de validez jurídica a lo largo del tiempo.

Los documentos electrónicos o digitales, pueden ser creados por programas como Word, Excel, Power Point, etc o bien ser documentos originales en papel que fueron digitalizados por scanner.

De una u otra forma, lo que asegura la validez jurídica es la Firma Digital y una vez realizado este proceso, la empresa logrará un impactante ahorro de costos.

Por nombrar solamente algunas ventajas de la despapelización, digamos que podremos bajar drásticamente los costos de espacio de almacenamiento, eliminar riegos de incendio, inundación y pérdidas y junto con la trazabilidad, tendremos pistas para investigar los robos intencionales.

La Ley Nacional 25.506, distingue jurídicamente entre Firma Digital y Firma Electrónica y dado que técnicamente se generan de la misma forma, la firma electrónica goza de la ventaja que su costo es prácticamente nulo.

En virtud de ésto, la Firma Electrónica le permite crear un círculo de confianza entre sus empleados, proveedores, clientes, auditores externos, estudio contable, estudio jurídico, etc. Puede convertir a su empresa en una Autoridad que registra la identidad de personas físicas o jurídicas relacionadas, extendiendo los certificados digitales para que aquellas puedan firmar sus documentos.

El intercambio de esos documentos firmados con un certificado emitido por una autoridad común reconocida, la empresa, tendrá plena confianza entre todos los miembros del grupo.